Wege aus dem elektronischen Kommunikationschaos: Google-Services

Dies ist ein Artikel, der für das Resoom-Magazine, einer Fachzeitschrift für IT-Freiberufler, geschrieben wurde. Der Artikel erschien zunächst in der Printausgabe des Magazins, später auch online. Aus Platzgründen musste der Artikel leicht gekürzt werden. Hier wird die ungekürzte Fassung wiedergegeben.

Noch ein Hinweis zu dem Artikel: die Zeiten ändern sich schnell. Der im Artikel empfohlene Service Google Notizbuch wurde von Google mittlerweile eingestellt. Es lassen sich keine neuen Notizbücher mehr anlegen. Dafür gibt es mittlerweile eine Aufgabenverwaltung von Google, die sich auch in Google Kalender integrieren lässt.

From Hildebrandt to Schrader

From Hildebrandt to Schrader, cc Tylor, und from Tylor to Eckstein, cc Hildebrandt. Moderne Webanwendungen bieten Wege aus dem elektronischen Kommunikations-Chaos – hier vorgestellt am Beispiel der Google-Services.

Als die Personal Computer einst den Markt eroberten, jubelte die Fachwelt, weil die „dummen Terminals“ durch Arbeitsstationen mit eigener digitaler Intelligenz abgelöst wurden. Mittlerweile jubelt die Fachwelt, weil durch das Web 2.0 die Demontage der viel zu hermetischen Personal Computer begonnen hat. Der Computer eines modernen Web-Nomaden ist kaum noch „personal“ – er ist vielmehr ein beliebig austauschbares Zugangsgerät, nichts weiter als ein Fenster ins Netz. Also fast schon wieder ein dummes Terminal?

Ganz so weit ist es sicher noch nicht. Die überwiegende Masse der PC-und Internet-User schreibt nach wie vor lokal gespeicherte E-Mails, statt über Wikis zu kommunizieren, und hängt Word-Dokumente an E-Mails an, statt Online-Office-Systeme mit Document-Sharing zu nutzen. Das jedoch ist kein Grund, die Augen zu verschließen. Denn der Trend ist durchaus klar zu sehen: Überall dort, wo elektronische Kommunikation und Datenaustausch im Rahmen von Projektarbeit, Workflows und heterogenen Teams stattfinden, bewähren sich web-basierte Anwendungslösungen, die bequemes Online-Speichern und gezieltes Freigeben von Daten ermöglichen.

Skeptiker müssen ja nicht gleich die sensibelsten Unternehmensdaten in Webanwendungen laden, wo die Daten letztlich nur durch ein einziges Passwort vor der Öffentlichkeit geschützt sind. In allen Unternehmen, bei allen Projekten gibt es auch Daten, die keiner extremen Geheimhaltungsstufe unterliegen, und mit denen man auch mal organisatorisches Neuland betreten kann.

Nehmen wir an, ein mittelständisches Unternehmen beauftragt eine Agentur für Werbegrafik damit, den Webauftritt des Unternehmens optisch zu überholen. Außerdem soll ein neues Content Management System zum Einsatz kommen. Ein freiberuflicher Webentwickler hat die Aufgabe, die bisherigen Web-Inhalte in das neue System zu migrieren. Der CMS-Anbieter ist involviert, um bei auftretenden Problemen Support zu leisten. Ein anfängliches Meeting wird einberaumt, bei dem alle Beteiligten zugegen sind und sich auf grundsätzliche Vorgehensweisen und eine Roadmap einigen. Dem Protokollführer gelingt es die Runde davon zu überzeugen, für gemeinsame Projektdaten die Services Text&Tabellen, Notizbuch, Webalben und Kalender von Google zu nutzen.

Neuen Google-Account einrichten:
https://www.google.com/accounts/Login?hl=DE

Der Account beinhaltet ein Google-Mail-Postfach moc.liamelgoog|emanreztuneb#moc.liamelgoog|emanreztuneb, berechtigt aber auch zu den übrigen hier besprochenen Services.

Zunächst richten sich alle Beteiligten, die noch keine Accounts bei Google haben, entsprechende Zugänge ein. Mit den Accounts sind keinerlei Kosten verbunden, auch wenn die Nutzung kommerziellen Zwecken dient. Da die Google-Services web-basiert sind, gibt es in der Regel auch keine Probleme mit Firmen-Firewalls. Nur JavaScript darf in den Browsern nicht deaktiviert sein, denn desktopartige Webanwendungen, auch als Rich Internet Applications (RIAs) bezeichnet, setzen intensiv auf nahtlose Client-Server-Kommunikation mittels Ajax.

Unsere Projektbeteiligten erhalten eine Rundmail vom Initiator der Online-Tool-Nutzung, in der die zu verwendenden Tools und ihre Aufrufadressen noch mal genannt und erläutert werden:

Online-Office für einfache Dokumente: Google Text & Tabellen

Im Bereich von Google Text&Tabellen, zu dem mittlerweile auch ein Präsentationsmodul, also eine Powerpoint-Nachbildung gehört, finden die Projektbeteiligten bereits das Protokoll des Meetings vor. Der Protokollführer hat das Protokolldokument mit der Textverarbeitung von Google Text&Tabellen erstellt. Ebenso können aber auch vorhandene Word- oder OpenOffice-Dokumente importiert werden.

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Die Online-Textverarbeitung von Google arbeitet selbstverständlich mit Wysiwyg-Eingabe. Doch wer ansprechende Ergebnisse erzielen will, ist mit Kenntnissen in der Stylesheetsprache CSS im Vorteil. Für Dokumente lassen sich nämlich Stylesheets erstellen.

Damit das Dokument in den Accounts der anderen Beteiligten sichtbar ist, hat der Autor es gezielt freigegeben. Jedes Textdokument, jedes Spreadsheet und jede Präsentation kann optional für bestimmte andere Personen freigegeben oder aber auch im Web mit eigener URL veröffentlicht werden.

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Dokumente können wahlweise zum Nur-Lesen oder auch zur kooperativen Bearbeitung freigegeben werden. Auch die Freigabeberechtigung selbst ist vererbbar.

Falls mehrere Beteiligte ein Dokument gleichzeitig öffnen, werden die jeweils anderen Bearbeiter angezeigt. Änderungen am Dokument werden gleich für alle Bearbeiter sichtbar. Bis zu 10 gleichzeitige Bearbeiter sind pro Textdokument möglich (bei Spreadsheets 50). Während beim Tabellenkalkulationsmodul jedoch gemeinsames Chatten möglich ist, wird bei Textdokumenten lediglich optisch signalisiert, welcher andere Benutzer aktuell am gleichen Dokument editiert.

Schnelle Projektnotizen: Google Notizbuch

Während Google Text&Tabellen (Google Docs) neben Google Mail zu den bekannteren Google-Services gehört, fristet das Notizbuch bislang ein Nischendasein. Möglicherweise liegt das an der etwas unausgegorenen Vermarktungsstrategie seitens Google. Denn angepriesen wird das Notebook als Clipping-Tool und erweiterte Bookmark-Sammlung. Es eignet sich jedoch ebenso als unkomplizierter Speicher für kleinere Freitextdaten aller Art, egal ob für Gesprächsnotizen, Code-Schnipsel oder Bug-Tracking.

Die überschaubare Strukturierung in beliebig viele Notizbücher mit beliebig vielen Unterabschnitten und Notizen (eine tiefere Hierarchie-Ebene gibt es nicht) reicht in der Praxis meist völlig aus. Unsere Beispielbeteiligten einigen sich auf ein einziges Notizbuch mit dem Namen des Projekts. Das ermöglicht den Beteiligten, für andere Projekte andere Notizbücher anzulegen. Unterabschnitte mit Benennungen wie Grafik&Design, Content Management, Datenbank Management oder Daten-Immigration ermöglichen rasches Stöbern. Notizbuchbenutzer gewöhnen sich jedoch schnell an, die integrierte Volltextsuche zu benutzen. Dabei glänzt Google nämlich durch die gewohnte Schnelligkeit und Präzision der Suchmaschine.

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Einfaches Wysiwyg-Editing, überschaubare Strukturen, sekundenschnelle Auffindbarkeit auch bei sehr vielen Notizen. Beim Google Notizbuch ist kreative Nutzung gefragt.

Auch Notizbücher lassen sich gezielt für andere Google-Accounts freigeben (oder auch im Web veröffentlichen), und zwar auf Notizbuchebene. In unserem Szenario können also alle Projektbeteiligten ihre Notizen zentral sammeln, was die gleichen unbestreitbaren Vorteile hat wie ein Wiki gegenüber dem Kreuz-und-Quer-Verkehr von E-Mails. Ein Google-Notizbuch erfordert jedoch weniger Einarbeitungszeit und weniger Bearbeitungsaufwand pro Item als ein durchschnittliches Wiki.

Gemeinsame Bilderschau: Picasa Webalben

In fast jedem IT-Projekt fallen Grafiken an. Wenn Webdesign mit im Spiel ist, wie in unserem Beispielprojekt, gehören natürlich die Entwürfe der Grafikagentur dazu. Aber auch bei scheinbar grafikfernen Projekten kommt in aller Regel eine stattliche Anzahl an Overhead-Folien, Skizzen, Mindmaps usw. zusammen. Werden bereits andere Google-Services im Team genutzt, spricht nichts dagegen, die Picasa-Webalben für Grafikmaterial zu nutzen.

Eigentlich ist dieser Google-Service als Web-Erweiterung der hauseigenen Foto-Bearbeitungssoftware Picasa und von der Aufmachung her eher für private Fotosammlungen konzipiert. Die Software Picasa ist jedoch keine zwingende Voraussetzung. Und in einem Album lassen sich beliebige webtaugliche Grafiken, also Formate wie GIF, JPEG oder PNG, speichern. Die Bilder lassen sich bequem und intuitiv sortieren, kommentieren und präsentieren.

Die Freigabefunktion ist allerdings nicht so fein skalierbar wie bei den übrigen Google-Services. Webalben sind nicht durch Google-Accountdaten geschützt, sondern lediglich durch einen individuellen Auth-Key, der im GET-Parameter der Aufruf-URL übergeben wird. Wer den Parameter eines Albums kennt, kann es aufrufen, und der Aufrufparameter wird im HTTP-Request offen mit übertragen. Google sichert lediglich zu, dass nicht explizit veröffentlichte Webalben nicht über die öffentlichen Google-Suchen auffindbar sind. Für wirklich vertrauliche Inhalte ist diese Form der Datenspeicherung sicherlich ungeeignet, doch um beispielsweise ein paar Entwurfsgrafiken im Team zu kommentieren, ist das Tool durchaus empfehlenswert.

Termine koordinieren: Google Kalender

Wieder eher im Business-Bereich positioniert sich die Kalender-Anwendung von Google. Egal ob einmalige oder zyklische Termine, private oder öffentliche Termine, Integration mehrerer Terminkalender, gezieltes Freigeben von Kalendern oder einzelnen Terminen, Einladungsfunktion für Termine, Alarmfunktionalität per E-Mail und/oder per SMS – der Funktionskatalog des Kalenders ist durchaus ansehnlich angesichts der Tatsache, dass die Kalenderanwendung sich noch im Beta-Stadium befindet.

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Tages-, Wochen- und Monatsansicht, Terminübersicht, Ein- und Ausblenden von Kalendern, wählbare farbliche Darstellungen. Was dem Google-Kalender jedoch noch fehlt, ist eine schlichte Todo-Listen-Funktion. Da hilft nur http://www.rememberthemilk.com/

Die Beteiligten unseres Beispielprojekts teilen sich den Kalenter Projekt MITTELSTANDS GmbH. Der Initiator und ursprüngliche Eigentümer des Kalenders hat diesen gezielt für die übrigen Team-Mitglieder freigegeben. So behalten alle Involvierten auf einfache Weise ("alles was im Kalender grün ist") den Überblick über projektbezogene Meetings und Deadlines.

Fazit: ausprobieren und selbst entscheiden

Serverseitig gespeicherte und gut organisierte Projektdaten, die von allen Beteiligten gepflegt werden, verbessern den Informiertheitsgrad der Beteiligten. Desktopartige Webanwendungen wie die von Google genügen in vielen Fällen den Anforderungen und sind auch für weniger versierte Anwender leicht bedienbar. Beim nächsten Projekt vielleicht einfach mal ausprobieren?

Ist bei Google nicht besondere Skepsis angebracht?

Google gilt als die neue IT-Supermacht, längst mächtiger als Microsoft. Google macht fast täglich in den Branchen-News auf sich aufmerksam und ist Gegenstand von ernstzunehmenden Warnungen bis hin zu wilden Verschwörungstheorien. Als Einstieg in die Diskussion ist beispielsweise das Aperto-Video zum sogenannten Google-Grid geeignet:
http://www.youtube.com/watch?v=hZEhtVoI16g

Gesunde Skepsis ist also angebracht. Doch gesunder Menschenverstand ebenfalls:

Google legt in seinen AGBs nachlesbar offen, welche Art von automatischer Datenverarbeitung auf Inhalte angewendet werden, die User bei Google speichern. Das kann man von vielen Software-Herstellern nicht behaupten, deren Closed-Source-Software fleißig Internet-Background-Kommunikation mit Hersteller-eigenen Servern betreibt – vorgeblich wegen Software-Update-Prüfungen und Ähnlichem.

Unverschlüsselte E-Mails, der heute übliche elektronische Kommunikationsweg, passieren auf ihrem Weg etliche Gateway-Rechner, wo sie inklusive ihrer Attachments zwischengespeichert und für diverse Datenverarbeitungszwecke gescannt werden. Zumindest alle Provider, Backbone-Provider und Rechenzentren verdienen demnach das gleiche Misstrauen wie Google.

Nicht die Einzeldaten, sondern die zu einem Google-Account gehörenden, höchst unterschiedlichen, aber persönlichen Daten wie Mails, Dokumente, Notizen, Bilder, Videos oder Termine ermöglichen präzise Persönlichkeitsraster. Es ist fraglich, wie standhaft Google sich in Zukunft weigern wird, solche hochwertigen Rasterdaten an meistbietende Unternehmen oder an erpresserisch drohende Staatsschnüffler auszuliefern. Herausfinden lässt sich das jedoch nur durch vorsichtiges Probieren. Vertrauen braucht Zeit. Das ist auch bei anderen Software-Entscheidungen so.

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